Услуги

Услуги в рамках внедрения
1. Разработка внутреннего регламента «Стандартизация договоров».
Под стандартизацией договора понимается:
  • Унификация форм и условий договора;
  • Согласование форм и условий договоров с визирующими подразделениями;
  • Утверждение форм и условий договоров Исполнительным органом;
  • Размещение формы в системе «QuickDoc Конструктор Договоров».
Стандартизация договоров основывается на следующих принципах:
  • Сокращение сроков создания договорных документов;
  • Минимизация юридических рисков;
  • Сокращение сроков согласования и числа визирующих подразделений.
Содержание регламента «Стандартизация договоров»:
  • Общие положения;
  • Порядок разработки и изменения стандартных договоров;
  • Порядок отмены стандартных договоров;
  • Проверка и пересмотр стандартных договоров;
  • Приложение № 1. Карта процесса разработки многовариантной формы договора;
  • Приложение № 2. Заявка на разработку/изменение многовариантной формы договора;
  • Приложение № 3. Лист согласования к многовариантной форме.
2. Разработка внутреннего регламента «Использование стандартных форм».
Содержание документа:
  • Выбор пользователем стандартной формы договора;
  • Использование многовариантной формы для получения проектов договорных документов;
  • Подготовка проектов договорных документов при отсутствии или невозможности использования многовариантной формы;
  • Использование формы договора контрагента;
  • Определение маршрута визирования;
  • Приложение № 1. Карта процесса создания проекта договора на основе многовариантной формы.
3. Обучение.
Обучение сотрудников – необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе «QuickDoc Конструктор Договоров».
Обучение может проводиться как на территории заказчика, так и дистанционно.
Курс обучения позволяет получить знания об установке, настройке, сопровождении и работе со всеми функциями системы.
По окончании прохождения курса можно, пройдя соответствующее тестирование (по желанию обучающегося), получить сертификат, подтверждающий результат получения знаний.
Для успешно проведенного обучения персонала заказчика требуется:
  • заранее определить уровень подготовки будущих пользователей системы;
  • выявить функциональные обязанности сотрудников организации-заказчика в рамках использования «QuickDoc Конструктор Договоров»;
  • определить способ обучения.
4. Стандартизация и наполнение договорной базы – первоначальное наполнение системы.
В рамках стандартизации и первоначального наполнения договорной базы производится унификация, проверка и анализ договорных документов компании на предмет соответствия законодательству и сложившейся хозяйственной и судебной практике. Проверка производится с точки зрения защиты законных интересов и прав клиента.
На практике
ТНК-ВР Менеджмент
Автоматизация бизнес-процесса подготовки проектов договоров при контрактовании.

Задача: упростить процесс контрактования и снизить его стоимость.

Решение: на текущий момент в Компании «ТНК-BP Менеджмент» разработаны и используются стандартные формы договоров. Они создаются в приложениях MS Office и применяются в 20% случаев контрактования, что позволяет сократить сроки и трудоемкость согласования договорных документов.

Использование QuickDoc позволит ответственному за договор формировать договорные документы из многовариантных шаблонов путем сочетания условий, утвержденных в качестве стандартных. Полученный таким образом договор не требует согласования в правовой службе компании.

Этот подход увеличивает процент использования стандартных форм договоров с традиционных 20% до 80% и более. Это в свою очередь ведет к снижению сроков и стоимости контрактования за счет сокращения времени подготовки проекта договора и уменьшения числа согласующих лиц.